Die Zuschlagsfrist

Der Begriff der Zuschlagsfrist wirft immer wieder Fragestellungen auf. Da ­dieser Begriff von wesentlicher Bedeutung für Vergabeverfahren nach dem Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) ist, soll hier ein kurzer Abriss darüber erfolgen.

Die Zuschlagsfrist ist der Zeitraum ab Ende der Angebotsfrist, den der Auftraggeber zur Verfügung hat, um den Zuschlag zu erteilen.

Sofern in der Ausschreibung keine längere Frist dafür festgelegt ist, beträgt sie einen Monat für öffentliche Auftraggeber und zwei Monate für Sektorenauftraggeber (§§ 131 Abs. 1 bzw. 297 Abs. 1 BVergG 2018).

Man sollte meinen, dass ein Monat ausreichend dafür wäre. Aber gerade bei Bauaufträgen ist die Komplexität der Angebotsprüfung oft hoch. Vielfach kann das nicht durch den Auftraggeber alleine erfolgen, sondern es sind auch Nachreichungen oder Aufklärungen seitens der Bieter erforderlich, die wiederum einbezogen werden müssen, bevor die Prüfung abgeschlossen werden kann. Schließlich ist es für den Auftraggeber äußerst unangenehm (und kostet Zeit und Geld), wenn im Anfechtungsfall das Verwaltungsgericht die Zuschlagsentscheidung nur deshalb für nichtig erklärt, weil die Angebots­prüfung nicht vollständig durchgeführt und dokumentiert wurde.

Außerdem sind auch die Zuschlagsentscheidung und das Abwarten der zehntägigen Stillhalte­frist in der Zuschlagsfrist unterzubringen, damit der Zuschlag rechtzeitig erteilt werden kann. Daher enthalten viele Ausschreibungen eine deutlich längere Zuschlagsfrist. Die §§ 131 Abs. 2 bzw. 297 Abs. 1 BVergG 2018 erlauben dafür grundsätzlich maximal fünf Monate, "in Einzelfällen aus zwingenden Gründen" maximal sieben Monate.

Die §§ 131 Abs. 2 bzw. 297 Abs. 2 BVergG 2018 setzen die Angebotsbindungsfrist – also die Dauer, für die der Bieter zivilrechtlich an sein Angebot gebunden ist – mit der Zuschlagsfrist gleich. Der Bieter darf in diesem Zeitraum sein Angebot grundsätzlich weder zurückziehen noch verändern.

Diese Gleichsetzung bedeutet, dass bei einer nachträglichen Verlängerung der Zuschlagsfrist auch die Angebotsbindungsfrist mitverlängert wird.

Als Bieter sollte man in seinem Angebot diese Bindungsfrist nicht abändern, insbesondere nicht verkürzen, sonst droht das Ausscheiden des Angebots wegen Widerspruchs zur Ausschreibung (§§ 141 Abs. 1 Z 7 bzw. 302 Abs. 1 Z 5 BVergG 2018).

Es kommen dafür verschiedene Fälle in Betracht. Gesetzlich festgelegt ist die Verlängerung der Zuschlagsfrist für die Dauer eines Nachprüfungsverfahrens (§§ 131 Abs. 4 bzw. 297 Abs. 4 BVergG 2018). Das bedeutet, wenn etwa ein Nachprüfungsverfahren sechs Wochen dauert, dass dann auch die Zuschlagsfrist (samt Angebotsbindungsfrist) automatisch um sechs Wochen verlängert wird.

Ein anderer Fall ist gegeben, wenn der Auftraggeber mit der ursprünglich festgelegten Zuschlagsfrist nicht auskommt. Dann hat er gemäß den §§ 131 Abs. 2 bzw. 297 Abs. 2 BVergG 2018 die Möglichkeit, einen Bieter (oder mehrere oder alle Bieter) um die Erstreckung der Angebotsbindungsfrist zu ersuchen. Die Bieter sind aber in keiner Weise verpflichtet, diesem Ersuchen nachzukommen; wenn sie nicht mehr gebunden sein wollen und eine Verlängerung der Bindungsfrist ablehnen, sind sie mit Ablauf der Bindungsfrist frei von ihrem Angebot.

Ein ausländischer Bieter wiederum kann die Verlängerung der Zuschlagsfrist um einen Monat beim Auftraggeber beantragen, wenn er dies benötigt, um eine gemäß den §§ 21 Abs. 1 bzw. 194 Abs. 1 BVergG 2018 erforderliche behördliche Entscheidung zur Anerkennung seiner Befugnis zu erlangen ((§§ 131 Abs. 3 bzw. 297 Abs. 3 BVergG 2018).

Letztlich kann ein Bieter, der "für eine Zuschlagserteilung nicht in Betracht kommt" (der also an aussichtsloser Stelle liegt), den Auftraggeber um frühzeitige Entlassung aus der Angebotsbindung ersuchen (§§ 131 Abs. 2 bzw. 297 Abs. 2 BVergG 2018).